Логистика закупок представляет собой комплекс операций, направленных на снабжение предприятия ресурсами, объем готовой продукции, движение приобретенных материальных ресурсов по подразделениям на предприятии и между ними. Основной целью логистики закупок является удовлетворение потребностей компании (производства) в продукции (материалах) с максимально возможной экономической эффективностью. Однако ее достижение зависит от решения целого ряда задач. Основу экономической эффективности логистики закупок составляют поиск и закупка необходимых материалов удовлетворительного качества по минимальным ценам. В изучении рынка, которое проводится соответствующими отделами фирм, вопрос цен - главный, но существенную роль также играет анализ других факторов, в т.ч. возможных логистических расходов и сроков поставок. Закупочная логистика - важная составляющая общественного производства, охватывающая значительную часть сферы обращения, обеспечивающая физическое перемещение материальных ресурсов от изготовителя до потребителя, а также внутри предприятия потребителя.

Функции логистических закупок: определение потребности в необходимых материальных ресурсах, получение и оценка предложений, выбор поставщиков, согласование цены и заключение договоров, формирование заказов, контроль за количеством и сроками поставок, входной контроль и размещение материальных ресурсов на складе, управление запасами и контроль.

Задачи закупочной логистики:

1) обеспечение закупки материальных ресурсов по минимальным ценам и с максимальным качеством. Снижая закупочные цены материалов, можно значительно сократить себестоимость продукции;

2) обеспечение своевременной доставки материалов для производственных потребностей;

3) соблюдение сроков закупки сырья и комплектующих изделий;

4) определение оптимального размера поставок;

5) соблюдение соответствия количества поставок с потребностями производства;

6) контроль за качеством сырья и комплектующих изделий;

7) обеспечение складирования материальных ресурсов (готовой продукции) с минимальными затратами. Управление закупками представляет собой комплекс

операций, как:

1) определение требуемой номенклатуры товара;

2) определение и оценка требований производства (установка требований к весу, размерам, параметрам поставок, планы и спецификации на каждую позицию номенклатуры и определенную номенклатурную группу расходных материалов, также должны быть установлены требования пользователей, определяющие сервис поставок);

3) определение типа организации закупок материальных ресурсов (выбор между установившимися закупками, модифицированными закупками (меняются поставщик или параметры закупаемых материальных ресурсов) и новыми закупками, вызванными потребностями нового внутрипроизводственного потребителя);

4) определение типа рынка (монополия, олигополия, чистая конкуренция);

5) определение количества возможных поставщиков;

6) определение позиции поставщиков на рынке;

7) определение профессионализма и надежности поставщиков;

8) определение всех возможных поставщиков, включая и тех, чьими услугами компания ранее не пользовалась;

9) предварительная оценка всех возможных поставщиков (сравнение показателей сервиса и качества, предлагаемых поставщиками расходных материалов с показателями, требуемыми внутрипроизводственными потребителями);

10) отбор наиболее подходящих поставщиков;

11) проведение переговоров с поставщиками;

12) оценка оставшихся поставщиков и окончательный выбор поставщика;

13) оценка уровня цены;

14) надежность поставок;

15) информационное обеспечение процесса управления закупками, организация документооборота.

ТЕМА 4. ЛОГИСТИКА ЗАКУПОК

План.

1. Цели, задачи и функции закупочной логистики

2. Организация закупочной деятельности

3. Этапы организации процесса закупок.

4. Определение потребности в материальных ресурсах

5. Выбор поставщика

Цели, задачи и функции закупочной логистики

Закупочная логистика - это управление материальными потока­ми в процессе обеспечения предприятия материальными ресурсами. Любое предприятие, как производственное, так и торговое, имеет службу, осуществляющую закупку, доставку и временное хранение сырья, полуфабрикатов и товаров народного потребления.

Закупочная логистика является одной из основных логистических подсистем и изучает процесс движения сырья, материалов, комплекту­ющих и запасных частей с рынка закупок до складов предприятия.

Основной целью закупочной логистики является удовлетворение потребностей производства в материалах с максимально возможной экономической эффективностью.

Появление термина «закупочная логистика» не случайно. За ру­бежом сфера деятельности по обеспечению предприятия (фирмы-производителя или торговой компании) необходимыми видами ма­териальных ресурсов и готовой продукции традиционно называется purchasing/procurement - закупки/управление закупками (снабже­нием). Эта же область производственной деятельности в отечествен­ной практике до сих пор называется материально-техническим снаб­жением (обеспечением), на предприятиях оптовой торговли - товароснабжением. Однако в последние годы эту область стали опреде­лять как закупочную логистику.

Стандартное определение общих целей функции закупок таково, что организация должна получать необходимое по качеству и коли­честву сырье в нужное время, в нужном месте, от надежного постав­щика, своевременно отвечающего по своим обязательствам, с хоро­шим сервисом (как до осуществления продажи, так и после нее) и по выгодной цене. В соответствии с этим можно выделить:

1. Необходимость обеспечения непрерывного потока сырья, по-ставок комплектующих и предоставления услуг, необходимых д Ля работы предприятия. Дефицит сырья и комплектующих может при­вести к остановке производства и соответственно к большим наклад, ным расходам - росту эксплуатационных затрат в связи с постоян­ными расходами и неспособностью удовлетворять требования клиен­тов к срокам доставки продукции.

2. Сведение инвестиций, связанных с запасами, и расходов к минимуму. Одним из путей обеспечения непрерывного потока мате­риальных ресурсов и готовой продукции является создание и хране­ние крупных запасов этих ресурсов и продукции. Запасы предпола­гают использование капитала, который нельзя еще куда-либо инвес­тировать. Ежегодно стоимость текущего запаса может составлять 20-50% общей стоимости активов.

3. Поддержание и повышение качества. Производство продук­ции или предоставление услуг должно отвечать принятым требова­ниям, что ведет к росту производственных расходов до значительно­го уровня.

4. Поиск компетентных и надежных поставщиков. Успех функ­ции закупок зависит от способности находить поставщиков и разви­вать отношения с ними, анализировать их возможности, выбирать соответствующего поставщика, а затем работать с ним, постоянно совершенствуя совместную деятельность.

5. Приобретение по возможности многофункциональных това­ров. Если в процессе закупки можно приобрести одно изделие, кото­рое выполнит функцию, ранее выполняемую двумя-тремя изделия­ми, предприятие получит преимущество за счет: первоначальной низ­кой стоимости, образующейся из скидки на изделия; более низкой стоимости инвестиций в запас без ухудшения обслуживания; более низкой стоимости обучения персонала и расходов, связанных с со­держанием оборудования в ходе его эксплуатации, а также повыше­ние конкуренции среди поставщиков.

6. Соблюдение принципа «цена-качество» в процессе закупки. Деятельность по закупке предполагает использование большого объема оборотных средств, поэтому необходимы товары и услуги с наимень­шей общей стоимостью с сохранением должного уровня качества, количества, условий доставки и сервиса.

7. Повышение конкурентоспособности. Организация будет кон­курентоспособной, если сможет контролировать все расходы, связан­ные с закупками, и временные параметры с тем, чтобы избежать неприбыльной деятельности, либо деятельности, требующей дополни­тельного времени и т.д. Для этого необходима оптимизация размеров затрат, изменения в программе дистрибыоции, внедрение достиже­ний технического прогресса и т.п.

8. Достижение гармоничных отношений, эффективного сотрудничества с другими функциональными подразделениями предприятия. Закупочная деятельность не может быть эффективной без сотрудничества с другими отделами и сотрудниками организации: отделен технического контроля (ОТК), производственным отделом, бухгалтерией, отделами маркетинга, дизайна, инженерной разработки и т.д.

9. Снижение административных расходов. Если деятельность по закупкам нерациональна, административные расходы отдела закупок будут слишком высокими. Состав целей закупочной логистики зависит от специализации предприятия (промышленное, торговое, сервисное), степени развития и (или) сложности производства, отрасли экономики, в которой функционирует предприятие, конкурентоспособности.

Достижение этих целей в области управления закупками (закупоч­ной логистики) требует выполнения различных стандартных функций.

Определение потребности в материальных ресурсах;

Исследование рынка закупок;

Выбор поставщиков;

Осуществление закупок;

Контроль поставок;

Подготовка бюджета закупок;

Координация и системная взаимосвязь закупок с производством, сбытом, складированием и транспортированием, а также с по­ставщиками.

Объектом управления логистики является сквозной МП, однако на отдельных участках управление им имеет свою специфику. В соответствии с этой спецификой выделяют 5 функциональных областей логистики: закупочную (или логистику снабжения), производственную логистику, распределительную, транспортную и складскую. Отдельно выделяют информационную логистику.

Закупочная логистика – это управление МП в процессе обеспечения предприятия материальными ресурсами.

Любое предприятие имеет в своем составе подразделение, осуществляющее закупку, доставку и временное хранение исходных материальных ресурсов, которые затем, в ходе производственного процесса, преобразуются в готовую продукцию. Это отдел материально-технического снабжения.

Служба материально-технического снабжения является одновременно элементом, обеспечивающим связи и реализацию целей макрологистической системы, элементом микрологистической системы (одним из подразделений предприятия) и самостоятельной подсистемой, имеющей элементы, структуру и самостоятельные цели.

На уровне макрологистической системы основная цель функционирования МТС – получение дополнительной прибыли от согласованности действий всех участников логистической цепи (поставщиков, самого предприятия и потребителей).

Логистическая интеграция с поставщиками и потребителями достигается за счет комплекса мер. В западной практике закупочной деятельности выработан ряд "общих правил" или рекомендаций, которые не только существенно облегчают отношения с поставщиками и банковской сферой, но и упрочивают положение компании, создают условия для выживания в конкурентной борьбе. Этот своеобразный кодекс характеризует этические нормы партнерства. Он может быть кратко сформулирован следующим образом: в основе успешной подготовки и производства продукции (при прочих равных условиях) лежат хорошие отношения между предпринимателем, с одной стороны, и кредиторами и поставщиками, с другой. Особое внимание следует уделять отношениям с кредиторами, поскольку их доверие и готовность помочь особенно важны.

· обращаться с поставщиками так же, как с клиентами фирмы;

· не забывать демонстрировать на деле общность интересов;

· знакомить поставщика со своими задачами и быть в курсе его деловых операций;

· проявлять готовность помочь в случае возникновения проблем у поставщика;

· соблюдать принятые на себя обязательства;

· учитывать в деловой практике интересы поставщика;

· поддерживать по возможности стабильные контакты в деловой сфере.

На уровне микрологистической системы служба снабжения должна поддерживать высокую согласованность по управлению МП между службой снабжения и службами производства и сбыта, что является задачей логистической организации предприятия в целом.

Возможность реализации перечисленных целей службы снабжения на микро и макроуровне в существенной степени зависит от системной организации самой службы снабжения.

Итак, основной целью закупочной логистики является удовлетворение потребностей производства в материалах с максимально возможной экономической эффективностью.

Подцелями общей цели закупочной логистики являются:

· повышение качества закупаемых сырья, материалов и готовой продукции;

· повышение качества процесса снабжения;

· поиск и развитие долгосрочных связей с компетентными и надежными поставщиками;

· повышение уровня стандартизации закупаемых товарно-материальных ценностей;

· снижение общих издержек на процесс снабжения;

· развитие координации, интеграции и гармонизации отношений с другими подразделениями фирмы;

Однако достижение целей закупочной логистики зависит от решения целого ряда задач. В обобщенном виде эти задачи можно сгруппировать следующим образом.

1. Выдерживание обоснованных сроков закупки сырья и комплектующих изделий (материалы, закупленные ранее намеченного срока, ложатся дополнительной нагрузкой на оборотные фонды предприятий, а опоздание в закупках может сорвать производственную программу или привести к ее изменению).

2. Обеспечение точного соответствия между количеством поставок и потребностями в них (избыток или недостаточное количество поставляемых товарно-материальных ресурсов также негативно влияет на баланс оборотных фондов и устойчивость выпуска продукции и, кроме того, может вызвать дополнительные расходы при восстановлении балансового оптимума).

3. Соблюдение требований производства по качеству сырья и комплектующих изделий.

В ходе решения этих задач процесс закупки МР можно разбить на ряд основных функций:

· Выявление и изучение источников ресурсов и поставщиков продукции;

· Принятие решения о заказе или собственном производстве;

· Определение потребности и расчет количества заказываемой продукции;

· Установление количества и сроков поставок и наблюдение за ними;

· Управление запасами;

· Учет и контроль хода выполнения договорных обязательств;

Выявление и изучение источников ресурсов и поставщиков продукции Успешное осуществление закупок предполагает наличие обширной информации о рынках, где они осуществляются. Что же касается задач исследования рынка закупок, то они заключаются в регулярном сборе и оценке подробной информации в целях определения емкости рынка и создания предпосылок для оптимизации закупок. Руководство многих предприятий давно осознало, что планирование связей с рынком поставок имеет такое же важное значение, для успешного функционирования, как и планирование рынка сбыта.

Принятие решения о заказе или собственном производстве

Задача делать комплектующее изделие самим, если это в принципе возможно, или же покупать комплектующее у другого производителя это обоснование решения вопроса о степени использования в производственном процессе собственных средств производства. Решения принимаются как по использованию собственных средств труда (транспорта, складских помещений, техники, оборудования …) так и по использованию собственных предметов труда, т.е. изготовленных своими силами заготовок, полуфабрикатов, комплектующих …

Самостоятельное производство заготовок и полуфабрикатов снижает зависимость предприятий от колебаний рыночной конъюнктуры. В то же время высокое качество и низкую себестоимость этой продукции обеспечит производитель, который специализируется на их производстве. Риск потерь, обусловленный ростом зависимости, будет тем ниже, чем выше надежность поставок и чем более развиты в экономике логистические связи.

Решение в пользу закупок заготовок и полуфабрикатов должно быть принято если:

· Потребность в заготовках и полуфабрикатах невелика;

· Отсутствуют необходимые для производства мощности;

· Отсутствуют кадры необходимой квалификации.

Решение в пользу собственного производства должно быть принято если:

· Потребность в комплектующих изделиях стабильна и достаточно велика;

· Комплектующее изделие может быть изготовлено на имеющемся оборудовании.

Решения типа «сделать или купить» принимают при закупках товарных ресурсов (у изготовителя или у посредника), при выборе между услугами перевозчика и созданием собственного парка автотранспортных средств, при принятии решения по использованию услуг наемного склада.

Более подробно остановимся на выборе двух альтернативных решений:

· Самостоятельно формировать ассортимент, закупая товарные ресурсы непосредственно у изготовителя;

· Или закупать товарные ресурсы у посредника, который специализируется на разукрупнении производственных партий, формировании широкого ассортимента и поставках его потребителям в скомплектованном виде.

Закупка у посредника может оказаться более выгодной, чем непосредственно у изготовителя по ряду причин:

· Закупая товарные ресурсы у посредника, предприятие имеет возможность приобрести широкий ассортимент относительно небольшими партиями. В результате сокращается потребность в запасах, складах, уменьшается объем договорной работы с изготовителями отдельных позиций ассортимента.

· Цена товара у посредника может оказаться ниже, чем у изготовителя, так как для мелкооптовых и крупнооптовых покупателей цены разные, в следствии необходимости разукрупнения партии товаров. И так как посредник на этом специализируется, то разукрупнение ему обходится дешевле.

· Изготовитель товара может располагаться территориально на более отдаленном расстоянии, чем посредник. Дополнительные транспортные расходы могут оказаться в этом случае больше разницы в ценах изготовителя и посредника.

В настоящее время в промышленно-развитых странах широко используется частичная или полная передача выполнения отдельных бизнес-функций и даже частей бизнес-процесса сторонним лицам или организациям. Это явление получило название аутсорсинга. В переводе с английского это в буквальном смысле означает получение чего-либо из внешних источников. Широкое развитие аутсорсинг получил по следующим причинам:

· Рост интенсивности конкурентной борьбы во всех секторах рынка и связанная с ней необходимость достижения наивысшей эффективности всех операций производственно-хозяйственной деятельности. Достичь самостоятельно максимального повышения результативности всех операций практически невозможно, а иногда и нецелесообразно. Можно довести до совершенства выполнение ключевых функций, а остальную работу доверить тем у кого она получается лучше остальных.

· Стремление предприятий быть «глобальными» , т.е. представлять свою продукцию и услуги по всему миру. Для этого в первую очередь необходимо отсутствие жесткой «привязки» к определенной территории. Например, собственные производственные мощности, служба доставки или сеть магазинов являются не то чтобы серьезной помехой, а скорее излишней роскошью для фирмы, переходящей от рынка одной страны к рынку другой, по крайней мере на начальном этапе.

· Увеличение роли малых предприятий в мировом бизнесе. Аутсорсинг дает возможность глобального присутствия какой либо компании на рынках многих стран без необходимости роста персонала. Относительно небольшая компания может, с привлечением малых предприятий, работать по всему миру из центрального офиса, сохраняя контроль над выполнением поставленных задач.

В сфере логистики аутсорсингом могут заниматься, в первую очередь, предприятия, предоставляющие услуги по складированию, транспортировке, таможенному оформлению, информационному обеспечению. Однако в России, в отличие от Запада, рынок таких логистических операторов нельзя назвать сложившимся и устойчивым. Среди наиболее крупных и авторитетных компаний можно назвать ООО «Национальный таможенный брокер» и «Русская логистическая служба» (таможенные, складские, транспортные услуги), Maersk Sealand (МЭСК СИЛАНД), P & O Nedlloyd и MSC (транспортные операторы). Данные компании предлагают услуги в сфере логистики и поддерживают качество сервиса на мировом уровне. К сожалению именно из-за необходимости поддержания высокого уровня качества сервиса они устанавливают высокие цены на свои услуги.

«Я пришел на рынок делать то, что умею делать лучше всего. Остальное я буду покупать, как услугу экспертов местного рынка». Вот суть аутсорсинга. Тенденция рынка сегодня – это увеличение доли аутсорсинга в логистике. Поставщика услуг в логистике называютPL-провайдером (Party Logistic Provider). Принято выделять несколько уровней поставщиков услуг:

· Поставщик услуг логистики первого уровня – 1PL-провайдер. Это предприятие, способное обеспечить перевозку груза из пункта А в пункт Б одним видом транспорта. Это, например, оператор на телефоне, заказывающий автотранспорт (частный диспетчер); экспедиторская компания по автоперевозкам; железнодорожный экспедитор.

· Поставщик услуг логистики второго уровня – 2PL-провайдер. Осуществляет мультимодальные перевозки, организацию грузоперевалки из одного вида транспорта в другой. Задачи, решаемые 2PL-поставщиком следующие: взять товар на складе, погрузить в грузовик, подвести к вагону, организовать подход вагона и грузовика (желательно в одно и то же время) к месту погрузки, погрузить товар в вагон, отправить.

· Поставщик третьего уровня - 3PL-провайдер. Решает задачи дистрибуции, доставки товара по стране любыми видами транспорта с возможностями перевалки через транзитные склады и изменения объемов товарных партий в соответствии с указаниями грузовладельца.

· Поставщик четвертого уровня - 4PL-провайдер. Это высший пилотаж логистики. Такие провайдеры являются редкостью даже для Европы. Их задачи: оптимизация товарных потоков, выбор и применение соответствующего программного обеспечения, контрактная работа с поставщиками услуг.

Соответственно самая длинная цепь отношений в логистическом аутсорсинге выглядит следующим образом: 4PL-провайдер заказывает услугу у 3PL-провайдера, 3PL-провайдер – у 2PL-провайдера, тот, в свою очередь, у 1PL-провайдера, а последний привлекает перевозчика. Конечно, это не всегда необходимо. Но когда вы управляете транснациональной корпорацией, производящей товары во многих странах мира и ставите своей задачей понижение «логистической составляющей» в цене использовние услуг PL-поставщиков может дать ощутимый результат.

1. Закупочная логистика - это процесс обеспечения предприятий материальными ресурсами, размещения ресурсов на складах предприятия, их хранения и выдачи в производство. Она определяет, что, сколько, у кого и на каких условиях закупить и как реализовать принцип системности, т.е. синхронизировать закупки с производством и сбытом, а также деятельность предприятия с поставщиками.

Занимается обеспечением предприятий сырьем и другими необходимыми материалами. Решение этих задач имеет также свою специфику, которая и учитывается закупочной логистикой. Она решает задачи выбора поставщиков, заключения договоров с ними и контроля исполнения этих договоров. Также задачей закупочной логистики является принятие мер при нарушении условий поставок;

Цель закупочной логистики - обеспечение предприятия материальными ресурсами с максимальной экономической эффективностью.

Рассмотрим два подхода к организации службы снабжения на предприятии: традиционный (характерен для предприятий отечественной промышленности) и логистический. При традиционном подходе затруднена реализация принципа системности при обеспечении предприятия ресурсами. Задачи закупочной логистики решаются различными подразделениями предприятия. Задачи, что закупить и сколько закупить, возложены на управление по материальным ресурсам и решаются дирекцией по производству. Они же занимаются выполнением работ по организации складирования приобретенных ресурсов. Задачи же, у кого закупить и на каких условиях, решаются управлением по закупкам. Это управление по закупкам занимается заключением договоров, контролем за их исполнением и организацией доставки закупленных ресурсов. Такое разделение между различными службами сильно усложняет эффективную реализацию функций закупочной логистики.

Данный недостаток устранен при логистическом подходе к организации службы снабжения. Все задачи логистики закупок возложены на дирекцию по материально-техническому снабжению. Она управляет тремя подразделениями, которые занимаются: управлением запасами (решение задач, что и сколько закупить), закупками (решение задач, у кого и на каких условиях закупить, заключение и контроль за исполнением договоров, организация доставки закупленных ресурсов) и складированием (организация складирования закупленных ресурсов). Такая структура позволяет использовать методы логистики для оптимизации движения материального потока в процессе обеспечения предприятия материальными ресурсами.

2. Цели закупочной логистики достигаются путем выполнения ряда задач, которые можно разделить на две части:

информационные:

Определение продуктов и услуг, которые лучше приобрести на стороне, - задача "сделать или купить";

Поиск, оценка и выявление лучших поставщиков, цен, способов доставки продуктов и услуг - задача выбора поставщика;

задачи реализации:

Соблюдение обоснованных сроков закупки сырья и комплектующих;

Обеспечение точного соответствия между количеством поставок и потребностями в них;

Соблюдение требований производства по качеству сырья и комплектующих.

Общей проблемой для большинства компаний является определение порядка осуществления производственной программы: путем прочного, но не всегда экономически эффективного обеспечения материалами либо задержки выпуска продукции в связи с затратами дополнительного времени на закупку экономически выгодных материалов.

3. Функциизакупочной логистики :

Формирование стратегии приобретения материальных ресурсов и прогнозирование потребности в них;

Получение и оценка предложений от потенциальных поставщиков;

Выбор поставщиков;

Определение потребностей в материальных ресурсах и расчет количества заказываемых материалов и изделий;

Согласование цены заказываемых ресурсов и заключение договоров на поставку;

Контроль за сроками поставки материалов;

Входной контроль качества материальных ресурсов и их размещение на складе;

Доведение материальных ресурсов до производственных подразделений;

Поддержание на нормативном уровне запасов материальных ресурсов на складах.

Приведенные функции реализуются отделом закупок, взаимодействующим с другими отделами предприятия.

Вопрос 9. Основные стадии приобретения материалов

Составление заявок

Анализ заявок

Выбор поставщиков

Осуществление закупок

Понятие и функции закупочной логистики

Закупочная логистика есть процесс обеспечения предприятий материальными ресурсами, размещения ресурсов на складах предприятия, их хранения и выдачи в производство.

Целью логистики закупок является удовлетворение потребностей производства в материалах с максимально возможной экономической эффективностью. При этом решаются задачи:

1. Выдерживание обоснованных сроков закупки сырья, материалов и комплектующих изделий.
2. Обеспечение точного соответствия количества поставок потребностям в них.
3. Соблюдение требований производства по качеству сырья, материалов и комплектующих изделий.

Без закупочной логистики невозможна нормальная деятельность предприятия. Она является связующим звеном между разными товаропроизводителями и координаторами их работы.

Логистика закупок выполняет следующие функции:

• формирование стратегии приобретения материальных ресурсов и прогнозирование потребности в них;
• получение и оценка предложений от потенциальных поставщиков;
• выбор поставщиков;
• определение потребностей в материальных ресурсах и расчет количества заказываемых материалов и изделий;
• согласование цены заказываемых ресурсов и заключение договоров на поставку;
• контроль за сроками поставки материалов;
• входной контроль качества материальных ресурсов и их размещение на складе;
• доведение материальных ресурсов до производственных подразделений;
• поддержание на нормативном уровне запасов материальных ресурсов на складах.

Охарактеризованные функции реализуются службой материально-технического снабжения (отдел закупок) в тесной взаимосвязи с другими подразделениями предприятия: отделом маркетинга, производством, службой подготовки производства, бухгалтерией, финансовым и юридическим отделами.

Возрастание роли закупочной
логистики в современных условиях

Переход к рыночной экономике определяет роль и возрастающее значение закупочной логистики в общественном производстве. Рыночные условия вызвали к жизни ряд существенных изменений в сфере материально-технического обеспечения производства. Среди них особенно важными оказались:

• давление быстро растущего ассортимента продукции, запрашиваемой рынком;
• сокращение времени внедрения в производство новой продукции, ускоряющей расширение ассортимента;
• сокращение длительности производственного цикла;
• обострение конкуренции между производителями на фоне насыщения рынка нужными товарами.

Все эти изменения привели к тому, что различные виды деятельности предприятия – производство, экономика, финансовая деятельность стали все больше зависеть от состояния материально-технического снабжения. Выяснилось, что в системе снабжения есть обширные зоны неэффективности, рационализация которых может дать большую экономию. Возникла необходимость реализации новых подходов к организации процессов материального обеспечения производства и управления им.

2.1.2. Процесс приобретения
материалов и его основные стадии

Процесс приобретения материалов включает в себя ряд логически взаимосвязанных видов работ. Выделяются следующие стадии процесса приобретения материалов:

Составление заявок. Заявки на приобретение материалов подготавливаются соответствующими сотрудниками функциональных подразделений предприятия. Они содержат информацию о том, какие виды и какое количество материалов требуется предприятию, когда они должны быть получены и кто составил заявку. Заявки составляются таким образом, чтобы ожидаемые к поступлению количества материалов опережали фактические потребности в них.

Время между размещением заявок и получением материалов называется временем опережения. Работники, ответственные за составление заявок, должны устанавливать сроки поставки материалов с минимальным опережением, учитывая возможности поставщика и потребности потребителя материалов.

Анализ заявок. Заявки на потребление материалов подвергаются анализу в службе материально-технического снабжения с участием специалистов из других подразделений. Цель анализа – обеспечение минимальных издержек по каждому виду материалов, конкретные потребительные свойства которых предполагается использовать в производстве продукции. Методами исследования являются функционально-стоимостный анализ и конструирование стоимости.

В процессе анализа должны быть получены ответы на следующие вопросы:

• Могут ли более дешевые материалы удовлетворить потребности производства?
• Оправданы ли эти потребности?
• Могут ли другие виды материалов удовлетворить означенные потребности?
• Можно ли упростить конструкцию производимого изделия?
• В состоянии ли поставщик снизить цены на материалы, участвуя вместе с потребителем в разработке изделия или анализируя полученные спецификации?

Служба снабжения не имеет права заменять материалы, указанные в заявках. Работники отдела должны анализировать поступающие заявки и предлагать такие варианты приобретения материалов, которые могут привести к снижению стоимости заказов.

Выбор поставщиков. При выборе поставщиков основными критериями являются: надежность поставщика, способность поставлять необходимые ресурсы должного качества и в нужные сроки, поставка материальных ресурсов по возможно минимальным ценам, удаленность поставщика от потребителя, наличие у поставщика свободных мощностей и т.д.

Основными источниками сведений о поставщиках и материалах являются личные контакты с «продавцами», объявления в рекламных изданиях, описания товаров, которые даются в каталогах и проспектах, посещение предприятий и изучение практики поставки продукции, информация, получаемая от банков, торговых ассоциаций, государственных учреждений и т.д.

Из списка поставщиков, имеющих прочную репутацию, выбираются те, кто предлагает наиболее выгодные условия с точки зрения цены и сроков поставки. Крупные заказы целесообразно распределять между двумя и большим количеством поставщиков с тем, чтобы проверить конкурентоспособность основного поставщика и оградить себя от возможных неожиданностей.

Размещение заказов. Приобретение материалов осуществляется разными методами в зависимости от вида материалов и комплектующих изделий. Основными методами закупок являются:

• оптовые закупки (одна большая партия за один раз);
• регулярные закупки материалов (покупатель заказывает необходимое количество материалов, которые поставляются ему мелкими партиями в течение определенного периода);
• ежедневные (ежемесячные) закупки (используется при закупках дешевых и быстро используемых материалов);
• получение материала по мере необходимости;
• единичные закупки (материал заказывается в том случае, если он требуется и вывозится со складов поставщиков в случаях, когда невозможно получать материал по мере необходимости).

Документально заказ оформляется посредством заключения контракта между поставщиком и потребителем материала.

Основные элементы контракта.

1. Предложение и принятие предложения. Контракт составляется в случае, если одна сторона предлагает какую-то партию товаров по назначенной цене, а другая сторона принимает это предложение.
2. Финансовые условия. Контракт должен иметь стоимость, т.е. он становится контрактом в юридическом смысле только тогда, когда в нем оговорены финансовые условия.
3. Право заключать контракты. Такое право имеют только определенные должностные лица (директор, генеральный директор), уполномоченные предприятием и действующие от его имени.
4. Законность. Контракт обязан быть законным, т.е. всецело отвечать юридическим нормам страны.

Структура контракта предусматривает определение предмета контракта, указание качества и количества товара, сумму контракта, порядок поставки и приемки товара, ответственности сторон порядок разрешения споров.

Контроль за выполнением заказов. Размеры заказов и продолжительность периода, в течение которого эти заказы выполняются, контролируются отделом материально-технического снабжения. При этом возможна корректировка графиков поставки материалов и соответствующие уточнения графиков выпуска продукции.

Завершение процесса приобретения. Получение заказанных материалов в точном соответствии с условиями контракта – необходимый признак завершения сделки. Важное значение имеет приемка продукции, в процессе которой необходимо удостовериться, что поставлен материал:

• нужного качества;
• в нужном количестве;
• в обусловленное время;
• за оговоренную цену.

Купля-продажа соответствующим образом документально оформляется. Документальное оформление поставок предполагает получение от поставщика уведомления об отгрузке и сопроводительного письма, в которых указывается количество товаров и время поставки. Поступление материалов на склад оформляется соответствующими накладными и фиксируется в книге регистрации товаров.

2.1.3. Определение потребности в материалах

Виды потребностей в материалах

Под потребностью в сырье и материалах понимается их количество, необходимое к определенному сроку на установленный период для обеспечения выполнения заданной программы производства или имеющихся заказов.

Потребность в материалах на определенный период называется периодической потребностью . Она складывается из первичной , вторичной и третичной .

Под первичной понимается потребность в готовых изделиях, узлах и деталях, предназначенных для продажи, а также в покупных запасных частях. Расчет первичной потребности осуществляется с помощью методов математической статистики и прогнозирования, дающих ожидаемую потребность. Риск неправильной оценки или неточного прогноза потребностей компенсируется соответствующим увеличением страхового запаса.

Первичная потребность является основой управления материальными потоками на предприятиях, работающих в сфере торговли. Для промышленных предприятий первичную потребность следует раскладывать на вторичные составляющие.

Под вторичной понимается потребность в комплектующих узлах, деталях и сырье, необходимых для выпуска готовых изделий.

Пример 2.1.1. Мебельная фабрика выпускает рабочие столы для комплектования кухонной мебели. В столе размещается мойка, которая, в свою очередь, комплектуется смесителем холодной и горячей воды. Потребность в мойке и смесителях именуется вторичной, поскольку она может быть определена из первичной потребности (количества рабочих столов). Если мойки и смесители поставляются в торговую сеть в качестве необходимых запасных частей, то имеет место и первичная, и вторичная потребность в этих изделиях.

При расчете вторичной потребности предполагаются заданными: первичная потребность, включающая сведения об объемах и сроках; спецификации или сведения о применяемости; возможные дополнительные поставки; количество материалов, находящихся в распоряжении предприятия. Поэтому для определения вторичной потребности используются детерминированные методы расчета. Если такой способ установления потребности невозможен из-за отсутствия спецификаций или незначительной потребности в материалах, то ее прогнозируют, используя данные о расходе сырья и материалов.

Под третичной понимается потребность производства во вспомогательных материалах и изнашивающемся инструменте. Она может быть определена исходя из вторичной на основе показателей использования материалов путем проведения стохастических расчетов на основе расхода имеющихся материалов или экспертным путем.

В зависимости от учета наличных запасов различают брутто- и нетто-потребности в материалах .

Под брутто-потребностью понимается потребность в материалах на плановый период без учета запасов на складе или в производстве. Соответственно под нетто-потребностью понимается потребность в материалах на плановый период с учетом наличных запасов. Она определяется как разность между брутто-потребностью и наличными складскими запасами к определенному сроку.

На практике суммарная потребность в материалах увеличивается относительно показателя брутто на дополнительную потребность, обусловленную браком в производстве и проведением работ по техническому обслуживанию и ремонту оборудования. После сопоставления с величиной наличных складских запасов остаточная потребность корректируется на величину текущих запасов. Соотношение различных видов потребностей в материалах показано на рис. 2.1.1.

Рис. 2.1.1. Соотношение различных видов потребностей в материалах

Методы определения потребностей

Необходимым условием эффективного управления материальными потоками является знание потребности на перспективу. Методы, используемые для ее определения, представлены на рис. 2.1.2.

Рис. 2.1.2. Классификация методов определения потребностей

Детерминированные методы расчета служат для расчета вторичной потребности в материалах при известной первичной. При аналитическом методе расчет идет от спецификации изделия по ступеням иерархии сверху вниз. Синтетический метод предполагает проведение расчетов для каждой группы деталей исходя из степени их применяемости на отдельных ступенях иерархии.

Стохастические методы расчета позволяют установить ожидаемую потребность на основе числовых данных, характеризующих ее изменения на протяжении определенного промежутка времени. С этой целью используют аппроксимацию средних значений , метод экспоненциального сглаживания и регрессионный анализ .

Аппроксимация средних значений используется в условиях, когда потребность в материалах колеблется по месяцам при устойчивом среднем значении. Прогнозирование этим методом представляет собой процедуру усреднения известных значений потребности в материалах.

Метод экспоненциального сглаживания применяют в том случае, когда прогнозирование процесса изменения потребности в материальных ресурсах производится на основе уровней ряда динамики, веса которых убывают по мере отдаления данного уровня от момента прогноза. Для этой цели в расчеты вводится постоянный коэффициент сглаживания а, значение которого подбирается таким образом, чтобы свести ошибку прогноза к минимуму.

Регрессионный анализ предполагает приближение известных тенденций потребления материальных ресурсов с помощью математических функций, которые могут быть экстраполированы на будущий период.

2.1.4. Обеспечение производства материалами

В практике работы предприятий используют несколько методов планирования материального обеспечения производства (рис. 2.1.3).

Рис. 2.1.3. Методы планирования материального обеспечения производства

Позаказный метод предполагает, что требуемый материал приобретается только в случае возникновения потребности, поэтому складские запасы не создаются. Этот метод используется в условиях единичного и мелкосерийного производства для реализации потребности в высококачественных материалах и громоздких деталях, складирование которых затруднительно, а также материалов для проведения ремонтных работ.

Материальное обеспечение на основе заказов возможно по отдельным или нескольким позициям. В последнем случае оно осуществляется через равные, например недельные, промежутки времени, когда формируется единый заказ с учетом всех поступивших за данный период заявок.

Материальное обеспечение на основе плановых заданий . Данный метод основывается на детерминированном расчете потребности в материалах. При этом предполагаются известными первичная потребность на определенный период, структура изделий в виде спецификаций, позволяющая определить вторичную потребность, и возможная дополнительная потребность.

При обеспечении материалами на основе плановых заданий Размер заказа определяется исходя из нетто-потребности с учетом планируемого поступления и наличия материалов на складе.

Поясним понятия складской, намеченный и цеховой запас.

Складской запас – это количество материалов, предназначенных для производственного потребления и имеющихся в наличии по данным бухгалтерского учета. В целях определения реальной потребности в материалах складской запас делят на две части: материалы, которые выделены в распоряжение под намеченную программу выпуска, но еще не востребованы цехом, и материалы, которые еще можно получить (наличный запас).

Намеченный запас – это количество материалов, предназначенных для реализации и поэтому не рассматриваемых как имеющиеся в распоряжении.

Цеховой запас – это материалы, полученные со склада и находящиеся в цехе с целью дальнейшей переработки.

Материальное обеспечение на основе осуществляемого потребления предполагает своевременное пополнение запасов и поддержание их на таком уровне, который позволял бы покрыть любую потребность до нового поступления материалов. В соответствии с поставленной целью решается задача определения времени дополнительного заказа, вопрос о размере заказа не рассматривается.

В зависимости от вида проверки и правил оформления дополнительных заказов различают два метода материального обеспечения на основе осуществляемого потребления, известные как системы управления запасами:

1. обеспечения своевременных заказов (система регулирования запасов с фиксированным размером заказа);
2. необходимой ритмичности (система регулирования запасов с фиксированной периодичностью).

В рамках указанных методов, в свою очередь, имеется несколько возможных вариаций, которые определяются политикой, проводимой в области содержания складских запасов. Они будут рассмотрены в теме «Управление запасами ».

2.1.5. Методы расчета поставок

Определение экономичного размера заказа

Экономичным размером заказа является величина партии материалов, которая позволит сократить до минимума ежегодную общую сумму расходов на выполнение заказа и хранение материалов. Методика определения экономичного размера заказа заключается в сравнении преимуществ и недостатков приобретения материалов большими и малыми партиями и в выборе размера заказа, соответствующего минимальной величине общих расходов на пополнение запасов. Соотношение размера заказа и расходов на поставку (выполнение заказов) и хранение материалов графически изображено на рис. 2.1.4.

Рис. 2.1.4. Зависимость расходов на выполнение заказа
и хранение материалов от размера заказа

Пусть х – число единиц, закупаемых в результате одного заказа. По мере того, как возрастает число закупаемых единиц материала, текущие расходы на хранение материалов (содержание запасов) увеличиваются (кривая 2). Одновременно с этим, при увеличении размера партии, количество заказов в год снижается. Это приводит к уменьшению расходов, связанных с выполнением заказов (кривая 3). Как видно из рис. 2.1.4, кривая общих годовых расходов (кривая 1) имеет минимум при х = х 0 .

На основе количественной оценки зависимостей расходов на закупку и хранение материалов от количества закупаемого материала можно определить размер заказа, минимизирующий величину общих расходов при следующих допущениях:

1. общее число единиц материала, составляющих годовые запасы, известно.
2. величина спроса неизменна.
3. выполнение заказов происходит немедленно, т.е. заказы выполняют в установленные сроки, время опережения известно и постоянно.
4. расходы на оформление не зависят от их размера.
5. цена на материал не изменяется в течение рассматриваемого периода времени.

В соответствии с принятыми допущениями расходы на выполнение заказа и содержание запасов могут быть выражены формулой

где С 1 и С 21 – соответственно постоянные и переменные расходы, связанные с выполнением заказа и содержанием материалов;

n – количество заказов в год;

q/2 – средний размер запаса.

где Q – годовая потребность в материале.

Приведенная формула устанавливает экономичный размер заказа для условий равномерного и строго определенного (детерминированного) потребления запасов. В практике работы предприятия могут иметь место:

• затянувшаяся поставка ; в этом случае материал доставляется не разово, а в течение того или иного времени с определенной интенсивностью и потребляется производством равномерно; его использование начинается сразу же после начала поставок до того, как вся поставка фактически завершится;
• ускоренное использование ; в этом случае интенсивность потребления запасов такова, что возможен дефицит материала.

С учетом отмеченных специальных условий строят частные модели по определению экономичного размера заказа.

Определение оптимального размера производимой партии

Если предприятие является своим собственным поставщиком, то формулируется задача определения оптимального размера производимой партии, т.е. того количества продукции, которое должно быть изготовлено для пополнения запаса собственных комплектующих. Схема движения запаса, характерная для такого случая, показана на рис. 2.1.5.

Рис. 2.1.5. График движения текущего запаса
при пополнении материалов за конечный интервал

Как видно из рисунка, потребление запаса происходит постепенно, в течение всего цикла t , а его пополнение только в течение периода t 1 , длительность которого определяется временем изготовления производимой партии (производственного цикла). Необходимые комплектующие начинают изготавливать при поступлении соответствующего заказа и по мере готовности сразу же направляют потребителю: в склад цеха-получателя для дальнейшей обработки или в комплектовочный склад сборочного цеха. Дневная скорость пополнения запасов определяется из условия

где p – годовой объем производства комплектующих.

Если установлены темпы производства (поступления) и потребления материалов, то запас будет расти в течение всего периода пополнения и достигнут максимальной величины в конце его.

Максимальный уровень запаса составит

а средний запас составит

Учитывая, что период пополнения запаса определяется исходя из среднесуточного объема производства t 1 = 240q опт /p , суммарные годовые расходы, связанные с пополнением и хранением материалов, составят

заказа при условии оптовой скидки

Если предоставляется оптовая скидка, то для определения экономичного размера заказа приходится делать несколько расчетов, так как функция суммарных издержек перестает быть непрерывной. Для нахождения глобального минимума такой функции необходимо исследовать ее локальные минимумы, причем некоторые из них могут оказаться в точках разрыва цен.

Определение экономичного размера
заказа при допущении дефицита

В классической модели экономичного размера заказа дефицит продукции, необходимой для производства, не предусмотрен. Однако в случаях, когда потери из-за дефицита сравнимы с расходами на содержание излишних запасов, дефицит допустим. При наличии его модель экономичного размера заказа требует учета определенных методических особенностей. Наиболее общий случай движения текущего запаса при допущении дефицита материала представлен на рис. 2.1.6, где q – размер запаса в начале каждого интервала между поставками t (максимальный запас при дефиците). Весь интервал t делится на два периода:

• время, в течение которого запас на складе имеется в наличии, t 1 ;
• время, в течение которого запас отсутствует, t 2 .

Рис. 2.1.6. Цикл движения текущих запасов при допущении дефицита

Начальный размер запаса q n в этих условиях принят несколько меньше, чем оптимальный размер партии q опт . Задача управления запасом сводится к количественному определению размера снижения и установлению рациональной величины начального запаса. Критерием оптимальности партии поставки является минимальная сумма транспортно-заготовительных расходов, расходов на содержание запаса и потери из-за дефицита.

Экономичный размер заказа определяется по формуле

где C 3 – годовые потери из-за дефицита продукции.

При значительном увеличении C 3 отношение C 3 /(C 2 +C 3) приближается к единице и оптимальный размер партий стремится к значению, которое было бы при отсутствии дефицита запасов. Если потери из-за дефицита незначительны, то отношение C 3 /(C 2 +C 3) стремится к нулю, а оптимальный размер партии – к бесконечности, т.е. допускается большой дефицит запаса.

Вопросы для повторения

1. Понятие закупочной логистики.
2. Процесс закупки.
3. Виды потребностей в материалах.
4. Методы определения потребностей.
5. Материальное обеспечение на основе плановых заданий.
6. Определение экономичного размера заказа.
7. Расчет оптимального размера производимой партии.
8. Экономичные размеры заказа при допущении дефицита и предоставлении оптовой скидки.

(2.1.6)